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Mitarbeiter Office Management (w/m/d)


(Teilzeit 25-30h) - Berlin

adelphi ist Europas führender unabhängiger Think-and-Do-Tank für Klima, Umwelt und Entwicklung. Als führende Politikberatung setzen wir uns ein für einen gerechten transformativen Wandel und eine lebenswerte und zukunftsfähige Gesellschaft. 280 kluge Köpfe arbeiten lokal und global zu Umwelt und Nachhaltigkeit und den Herausforderungen politischer, ökonomischer und gesellschaftlicher Veränderungen.

Bei uns erwarten Sie spannende Aufgaben in einem abwechslungsreichen Umfeld. Bringen Sie Ihre Ideen und Kompetenz in unsere interdisziplinären, internationalen Teams ein und profitieren Sie von vernetztem Arbeiten und Lernen sowie flachen Hierarchien.

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TEILZEIT - BERLIN



Dein Wirkungsfeld

Als dynamisches Organisationstalent bist Du für ein reibungsloses Office Management zuständig. Es begeistert Dich, die Fäden in der Hand zu halten und mit verschiedenen internen und externen Ansprechpartner*innen zusammenzuarbeiten. Mit Freude nimmst Du Dich kleiner wie größerer Themen an und unterstützt unsere Mitarbeitenden und die Geschäftsleitung in verschiedensten organisatorischen und administrativen Belangen.

Diversität ist uns wichtig. Für eine nachhaltige
Zukunft brauchen wir eine Vielfalt von
Erfahrungen, Hintergründen und Perspektiven.

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Deine Aufgaben

  • Du bist Teil unseres Office-Management-Teams und damit sowohl am Empfang als auch im Backoffice zentrale Anlaufstelle für unsere internationalen Kunden, Bewerber, Lieferanten und Mitarbeitende
  • Du führst allgemeine Sekretariats- und Verwaltungstätigkeiten aus und kümmerst Dich um die Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten
  • Du sorgst für eine zeitnahe Bearbeitung allgemeiner Korrespondenz (Post und E-Mails) sowohl in deutscher als auch englischer Sprache
  • Die Vorbereitung unserer Konferenzräume und Cateringbestellungen managst Du souverän 
  • Du kümmerst Dich um eine reibungslose Ressourcenbereitstellung (u. a. Bestellung von Büromaterial, Raumbuchungen, Reparaturaufträge)
  • Du unterstützt bei der Einführung von neuen Mitarbeitenden zu Standortgegebenheiten und Büroabläufen
  • Du planst und organisierst Geschäftsreisen im In- und Ausland (u. a. Flug-/ Hotelbuchungen, Visaanträge)
  • Du trägst durch Deine Ideen dazu bei, dass organisatorische Abläufe optimal gestaltet sind und ggf. verbessert werden und übernimmst auch eigene kleine Projekte
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Dein Profil

  • Abgeschlossene (büro-) kaufmännische Ausbildung oder Erfahrungen in vergleichbarer Position
  • Erste oder mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariats- und Assistenzumfeld, gerne auch in der Hotellerie 
  • Sicherer und routinierter Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (besonders Outlook, Word und Excel)
  • Qualitäts- und ergebnisorientierte, pro-aktive Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsvermögen 
  • Ein hohes Maß an Dienstleistungsorientierung, Flexibilität sowie Freude an administrativen und organisatorischen Aufgaben
  • Sicheres Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikationsstärke
  • Stilsicheres und fehlerfreies Deutsch, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das bieten wir…

  • adelphi Fit
    Kostenfreie oder ermäßigte Mitgliedschaft beim Urban Sports Club mit mehr als 50 Sportarten deutschlandweit und in fünf Ländern Europas.
  • adelphi Mobile
    Ein bezuschusstes BVG-Firmenticket einschließlich kostenfreier Mitnahme von Beifahrer*innen und / oder unser Job-Rad-Leasing für Ihr persönliches Wunschrad. Egal ob für den Weg zur Arbeit oder für die Freizeit.
  • adelphi Spirit
    Ein internationales und interdisziplinär arbeitendes Team mit viel leidenschaftlichem Engagement für eine lebenswerte Zukunft. Das nicht nur bei der Arbeit zusammen Ideen spinnt, sondern auch bei diversen adelphi-Events gemeinsam feiert.
  • adelphi DNA
    Ein dynamisches grünes New-Work-Umfeld mit flexiblen Arbeitszeiten für Ihre persönliche Work-Life-Balance sowie IT-Ausstattung für dein Home Office.
  • adelphi Care
    Individuelle Weiterentwicklung durch zahlreiche interne und externe Trainings sowie Buddy-Programm, Mentoring und Knowledge Exchange.
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